Como criar um controle de contas eficiente no negócio? Confira!

Ter um controle de contas na empresa pode ser um desafio — afinal, dependendo do negócio, são muitas as movimentações a serem gerenciadas e existe a possibilidade de cometer erros. Para tornar o processo eficiente e evitar problemas, considere ter um sistema organizado de gestão.

Como resultado, a empresa tem um fluxo de caixa correto e mais segurança para realizar o seu planejamento financeiro. Tenha em mente que o procedimento é relevante para empreendimentos de todos os portes.

Quer saber como ter sucesso nessa etapa e melhorar os seus resultados? Descubra os passos para realizar um controle de contas eficiente no negócio!

Identifique e mapeie todas as contas

O primeiro passo é identificar e mapear todas as contas para identificar as entradas e saídas de recursos da empresa. Portanto, faça um levantamento das contas a pagar, que abrangem as obrigações financeiras que precisam ser quitadas em prazos específicos.

São exemplos os pagamentos aos fornecedores, aluguel, salários, impostos e empréstimos. Para mapear essas contas, você deve identificar todas as despesas operacionais e fixas do negócio, assim como fazer uma projeção dos gastos variáveis.

Além disso, mapeie as contas a receber, que correspondem às receitas que a empresa espera obter em troca de seus produtos ou serviços. Para tanto, registre todos os valores devidos por clientes.

Categorize as despesas

Junto do mapeamento das contas, distribua as despesas em categorias. Essa etapa ajuda a organizar os pagamentos, evitando problemas como perda de prazos e pagamentos duplicados. Um benefício da distribuição em categorias é que ela auxilia a visualizar como os recursos são gastos.

A primeira divisão pode ter categorias mais amplas. Como você viu, elas devem ser organizadas em despesas fixas e variáveis. Dentro desses grupos, o próximo passo é criar as subcategorias, incluindo as obrigações financeiras do negócio com mais detalhes.

Acompanhe os prazos

Um elemento essencial do controle de contas é o acompanhamento dos prazos. Você deve gerenciar as projeções das entradas de dinheiro com as contas a pagar, alinhando as datas para evitar um desequilíbrio do fluxo de caixa.

Definir os prazos é uma forma de evitar falhas no pagamento de contas, que podem gerar multas, juros ou problemas com o histórico de crédito da empresa. Da mesma forma, atentar aos vencimentos ajuda a acompanhar os pagamentos dos clientes, viabilizando as estratégias de controle de inadimplência.

Use ferramentas tecnológicas

Você viu que o controle de contas em sua empresa pode se beneficiar de ferramentas tecnológicas, como planilhas ou softwares. Os recursos possibilitam organizar os processos e evitar erros, além de fornecer uma visão mais clara e precisa das finanças do negócio.

Com essas ferramentas, os dados ficam atualizados e facilmente acessíveis, otimizando o controle das finanças. Por exemplo, as planilhas são uma opção simples e acessível para empresas pequenas, permitindo organizar as informações de forma estruturada.

Automatize os processos

As ferramentas tecnológicas também são aliadas no controle das contas, permitindo automatizar processos. Com elas, você consegue programar pagamentos automáticos para evitar falhas no cumprimento das obrigações financeiras.

Além disso, é possível programar as etapas de cobrança, determinando medidas preventivas ou de contenção da inadimplência. O sistema pode enviar lembretes dias antes do vencimento de uma conta do cliente, emitir alertas na data do vencimento e fazer cobranças personalizadas, por exemplo.

Revise periodicamente os processos

Por fim, é importante considerar que o controle das contas do negócio não é uma estratégia estática. Afinal, os fluxos podem mudar com frequência devido a diversos fatores, como alterações nas vendas, mudanças no mercado, novos investimentos ou até transformações na empresa.

Portanto, faça revisões regulares dos processos, verificando se eles ainda refletem a situação atual do negócio. Assim, você assegura que o controle de contas reflita o cenário do momento e consegue fazer eventuais ajustes necessários para otimizar o processo.

Conclusão

Com a leitura, você aprendeu a fazer um controle de contas eficiente, alinhando recebimentos e pagamentos. Usar uma estratégia adequada viabiliza alinhar os fluxos financeiros, evitando erros e os prejuízos que eles podem gerar. Para facilitar o processo, conte com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

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