Régua de cobrança: como automatizar e reduzir a inadimplência?
A inadimplência dos clientes é um risco ao qual os negócios estão vulneráveis, especialmente quando há muitas vendas a prazo ou pagamentos recorrentes. Para administrar esse cenário, as empresas podem buscar soluções como a criação de uma régua de cobrança.
O objetivo desse instrumento é otimizar o controle dos pagamentos e facilitar eventuais processos de cobrança com os clientes. Além disso, com o apoio da tecnologia, há como automatizar o processo, garantindo mais eficiência e menos retrabalho para as equipes.
Continue a leitura deste conteúdo para entender o que é uma régua de cobrança, como criar uma e como automatizá-la para reduzir a inadimplência!
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é um instrumento de acompanhamento dos pagamentos dos clientes. Ela organiza as etapas de comunicação que a empresa realiza antes e depois do vencimento de uma fatura. O objetivo da ferramenta é assegurar que o cliente seja lembrado do compromisso.
Para tanto, a régua define quando e como cada mensagem deve ser enviada. Por exemplo, ela pode programar um aviso de vencimento três dias antes da data, um lembrete no dia e um alerta caso o pagamento não seja identificado.
A ideia por trás desse padrão de comunicação é manter o controle das cobranças e evitar esquecimentos por parte dos clientes. Desse modo, a régua trabalha para reduzir a inadimplência e melhorar a gestão financeira do negócio.
Como criar uma régua de cobrança?
Criar uma régua de cobrança começa com o planejamento das etapas de contato com o cliente. O primeiro passo é mapear todo o ciclo de pagamento, desde quando a venda é realizada até a data de vencimento. Essas informações ajudam a definir os melhores momentos para cada lembrete.
Em seguida, organize os tipos de mensagem que serão enviados. Por exemplo, antes do vencimento, o foco deve ser lembrar o cliente amigavelmente. Após o vencimento, as comunicações precisam manter um tom cordial, mas reforçando a necessidade de regularizar o pagamento.
A régua também deve indicar os canais de contato utilizados — como e-mail, SMS ou WhatsApp — e a frequência ideal de envio. Tenha em mente que cada empresa pode adaptar o processo à sua realidade, considerando o perfil do cliente e o volume de cobranças.
Leia mais: Por que diversificar os meios de pagamento para seus clientes?
Como automatizar a régua de cobrança?
Diversas empresas costumam criar suas regras de cobrança com ferramentas manuais, como planilhas de Excel. Apesar de esse ser um caminho visto como prático, o controle manual demanda tempo e aumenta as chances de erro.
Nesse sentido, automatizar a régua de cobrança significa substituir processos manuais por ferramentas digitais. Elas enviam lembretes programados de pagamento, seguindo o cronograma definido pela empresa.
Plataformas integradas a softwares de gestão financeira e sistemas de emissão de boletos são exemplos de ferramentas para acompanhar prazos, status e históricos de clientes. Com a automação, o sistema identifica faturas próximas do vencimento ou em atraso e dispara as mensagens.
Dessa maneira, os clientes recebem as comunicações nos prazos certos, sem atrasos ou esquecimentos. Além de otimizar o trabalho da equipe, a automação contribui para manter um relacionamento mais profissional com o cliente, evitando abordagens repetitivas ou falhas de contato.
Nesta leitura, você entendeu o que é uma régua de cobrança e como criá-la para o seu negócio. Como foi possível perceber, encontrar formas de automatizar essa ferramenta é estratégico para trazer mais eficiência operacional à sua empresa.
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